দক্ষ অফিস ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমকে গতিশীল ও ফলপ্রসূ করে : ইবি উপাচার্য

ইসলামী বিশ্ববিদ্যালয়ের (ইবি) উপাচার্য অধ্যাপক ড. এ.কে.এম. মতিনুর রহমান বলেছেন, দক্ষ অফিস ব্যবস্থাপনা একটি প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমকে আরও গতিশীল, স্বচ্ছ ও ফলপ্রসূ করে তোলে।

এ সময় তিনি আধুনিক প্রযুক্তিনির্ভর প্রশাসনিক ব্যবস্থার ওপর গুরুত্বারোপ করেন। তিনি আধুনিক প্রযুক্তিনির্ভর প্রশাসনিক ব্যবস্থার ওপর গুরুত্বারোপ করে বলেন, কার্যকর অফিস ব্যবস্থাপনা প্রতিষ্ঠানের সার্বিক উন্নয়ন ও সেবার মান বৃদ্ধিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে।

রবিবার (২১ জুন) বিশ্ববিদ্যালয়ের Institutional Quality Assurance Cell (IQAC) আয়োজিত “অফিস ম্যানেজমেন্ট” বিষয়ক কর্মশালায় প্রধান অতিথির বক্তব্যে তিনি এসব কথা বলেন।

কর্মশালায় আধুনিক অফিস ব্যবস্থাপনা, প্রশাসনিক দক্ষতা বৃদ্ধি ও নেতৃত্ব বিকাশ, ফাইল ও নথি ব্যবস্থাপনা, সময় ব্যবস্থাপনা এবং ডিজিটাল অফিস সিস্টেম বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়। এতে বিশ্ববিদ্যালয়ের বিভিন্ন দপ্তরের কর্মকর্তা-কর্মচারীরা অংশ নেন।

লোকপ্রশাসনের দৃষ্টিভঙ্গি তুলে ধরে উপাচার্য বলেন, অফিস ম্যানেজমেন্ট হলো একটি প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার সমন্বিত ব্যবস্থা। এতে প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে দৈনন্দিন কাজ পরিচালনা, সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন ও নীতি প্রয়োগ করা হয়। ফাইল ও নথি ব্যবস্থাপনায় ডকুমেন্ট সংরক্ষণ ও ডিজিটাল আর্কাইভিং করা হয়। যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক তথ্য আদান-প্রদান নিশ্চিত করা হয়। সময় ও কাজ ব্যবস্থাপনায় অগ্রাধিকার নির্ধারণ ও দক্ষতা বৃদ্ধি করা হয়। মানবসম্পদ, আর্থিক, আইসিটি, নেতৃত্ব, সেবা ও পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনা একত্রে অফিসের কার্যকারিতা ও উন্নত ফলাফল নিশ্চিত করে।

তিনি আরও বলেন, বিশ্ববিদ্যালয়ের প্রতিটি অফিস প্রায় একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ কেন্দ্রের মতো। সুতরাং কোনো অফিসের কাজ সেখানেই সম্পন্ন করতে হবে। সব কাজে উপাচার্যের কাছে ছুটে যাওয়া বন্ধ করতে হবে।

অফিস ব্যবস্থার গুরুত্বারোপ করে তিনি বলেন, এই সকল কাজ সম্পন্ন করতে একজন অফিস লিডারের প্রয়োজনীয় যোগ্যতা থাকতে হবে। যিনি সকল যোগ্যতা ধারণ করবেন, তিনিই সফল হবেন।

তিনি আরও বলেন, প্রশিক্ষণ ব্যক্তিগত ও প্রাতিষ্ঠানিক দক্ষতা বৃদ্ধির অন্যতম প্রধান মাধ্যম। এর মাধ্যমে কর্মকর্তা-কর্মচারীরা আধুনিক জ্ঞান, প্রযুক্তি ও কার্যকর ব্যবস্থাপনা কৌশল আয়ত্ত করতে পারে। এটি কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি, ভুল হ্রাস এবং উৎপাদনশীলতা উন্নয়নে সহায়তা করে।

অনুষ্ঠানে আইকিউএসির পরিচালক অধ্যাপক ড. মুহাম্মদ নাজিমুদ্দিন এর সভাপতিত্বে বিশেষ অতিথি হিসেবে উপস্থিত ছিলেন, উপ-উপাচার্য অধ্যাপক ড. এম. এয়াকুব আলী এবং কোষাধ্যক্ষ অধ্যাপক ড. মোহাম্মদ জাহাঙ্গীর আলম।